Nicht nur, aber gerade in CORONA Zeiten sind viele Unternehmen verpflichtet, Nachweis über Besucher und Besuchszeiten zu führen, um auf Anfrage oder im Bedarfsfall Kontaktketten rekonstruieren zu können. Mit unserer Lösung „Digitales Besucherbuch“ unterstützen wir Sie und Ihre Besucher durch eine einfache Erfassung der Kontaktdaten und Aufenthalts-Zeiten, durch ausreichende Recherchefunktionen sowie durch das einfache Bereitstellen von Kontaktlisten.
Das umständliche Ausfüllen und Archivieren von Papier-Formularen lösen Sie ab durch eine komfortable, papierlose digitale Lösung. Zusätzlich können Sie Hygieneregeln und sonstige Hausregeln plakativ darstellen. Das gibt Ihren Besuchern eine klare Leitlinie und vermeidet Unsicherheit auf beiden Seiten.
Für Besucher
Anmeldung
BesucherInnen melden Sich bei Ankunft an. Dies erfolgt entweder in einem aufgestellten Terminal / Computer (Self-Service) oder durch MitarbeiterInnen z.B. im Empfang.
Kontaktdaten
Eine einfache Erfassungsmaske fragt die erforderlichen Kontaktdaten ab und prüft die Eingaben. Pflichtfelder können definiert werden.
Datum und Uhrzeit werden automatisch ergänzt.
Besucher-PIN
Besucher erhalten eine PIN, die für die Abmeldung beim Verlassen des Gebäudes benötigt wird.
Auf Wunsch (der/des BesucherIn) wird diese PIN automatisch per E-Mail verschickt.
Abmeldung
Vor dem Verlassen des Gebäudes können sich BesucherInnen entweder selbst abmelden (Self-Service), oder die Abmeldung erfolgt durch MitarbeiterInnen im Empfang.
Für MitarbeiterInnen
Mit Benutzernamen und Kennwort können sich legitimierte MitarbeiterInnen im Verwaltungs-Teil des digitalen Besucherbuch anmelden. In der Anwendung stehen Funktionen für das Anlegen neuer Besuche oder das Abmelden von BesucherInnen zur Verfügung.
Übersicht
Übersichtslisten zeigen zum Beispiel laufende Besuche oder alle Besuche des heutigen Tages.
Anmelden
Wenn Sie kein Besucher-Terminal bereitstellen können oder wollen, dann ist es auch MitarbeiterInnen im Empfang möglich, Besucher zu registrieren.
Abmelden
Die Abmeldung registrierter Besucher ist über einfache Funktionen möglich.
Nebenprodukt: Evakuierungslisten
Durch die An- und spätere Abmeldung (über die PIN) behalten Sie die Übersicht über im Hause befindliche BesucherInnen. Daraus resultiert: Als Nebenprodukt steht Ihnen eine jeweils aktuelle Besucherliste zur Verfügung, die zum Beispiel im Falle einer Evakuierung (Feueralarm, Polizeieinsatz, …) ausgehändigt und zur Räumung der Gebäude verwendet werden kann.
Datenschutz
Da unsere Software auf einem Server in Ihrem Haus installiert wird, bleiben die Kontaktdaten Ihrer BesucherInnen in Ihrem Netzwerk und unterliegen Ihren Datenschutz-Richtlinien.
